נוהל מס' 3 – הנחיות עזר להקמת סניף עמותה חדש

תאריך עדכון – נובמבר 2011
לקריאת הנוהל, אנא לחצו על הכותרת האדומה.
22/11/2011

מטרת הנוהל: תאור הפעילויות הנדרשות מראש צוות המוביל תהליך הקמת סניף חדש של העמותה.

הבהרה: פעילות צוות ההקמה מיועדת ליצור תנאים מיטביים לתמיכה בחברי העמותה באיזור. הפעילויות המתוארות בנוהל זה מהוות מתווה הדרכה, המשאיר מקום למקוריות וליוזמה מעבר לכתוב, לשם השגת המטרות. נוהל זה יכול לשמש גם את מפעילי הסניפים הקיימים.

הקמת סניף חדש תופעל בליווי צמוד של מנהל תפעול העמותה ושל ראש סניף וותיק, שישמש חונך לראש הסניף החדש המוביל את הליך הקמתו.

 1. תיאור הפעילויות הנדרשות מראש הצוות:

 א. גיוס מתנדבים לצוות ההקמה: גזבר, סגן ראש סניף האחראי על תפעול החוגים, ועוד.
ב. גיוס חברים המתמודדים עם המחלה, המתגוררים באיזור. בתי אבות, מחלקת הרווחה ומחלקת הבריאות ברשות המקומית וקופות החולים מהווים חלק מהעזרים שיפורטונ בהמשך בנושא זה.
ג. יצירת קשר עם מוסדות שיעזרו בהקמת הסניף (בפרסום, מיקום הפעילויות והחוגים, מציאת מדריכים ועוד – ראו המשך).
ד.הסדרת מקום להפעלת הפעילויות השונות, גיוס מדריכים, ארגון כל הקשור בהפעלת חוגי תמיכה ופעילויות פיזיות לחברים (ראו פירוט בהמשך).
ה. רישום חברים לפעילויות השונות, קבלת אישור ההנהלה לחוגים (ראו פירוט בהמשך).
ו. תכנון לו"ז לפעילויות השוטפות.
ז. יצירת קשר, באמצעות מנהל תפעול העמותה, עם הנהלת העמותה לשם הסדרת פרטים ארגוניים וכספיים המאפשרים התחלת פעילות הסניף.
ח .פרסום דבר הפתיחה החגיגית של הסניף.
ט. הפתיחה החגיגית של הסניף.

2. פירוט ההדרכה לביצוע הפעילויות שצויינו בסעיף 1 לעיל:

א. גיוס המתנדבים לצוות ההקמה

 התפקידים אשר יש למלא בצוות ההקמה:
– ראש הסניף המוביל את הקמתו, סגנו העוזר לו בכל – בעיקר בארגון הפעלת החברים ע"י חוגי תמיכה (לחברים או לבני משפחותיהם) ועל ידי הפעלת פעילויות פיזיות מודרכות (כגון, הידרותרפיה,פיזיותרפיה, חוגי ריקודים, טאי-צי, ועוד).
– גזבר הסניף האחראי לכל היבט הכספי של פעילות הסניף.
– אם ניתן לגייס חברים נוספים להפעלת הסניף, יהיה קל יותר בחלק של העשייה שתתואר בהמשך.

 גיוס המתנדבים יתבצע כך:
הנהלת העמותה תעביר לראש צוות ההקמה רשימה ממוחשבת של חברי עמותה הרשומים מבחינת איזור מגוריהם בתחום הסניף. בנוסף, ראש צוות ההקמה יצור קשר עם הרשות המקומית (ראש מחלקת הרווחה, ראש מחלקת הבריאות, וראש הרשות), בכדי ליידע אותם על הקמת הסניף לטובת תושבי המקום, ובכדי להיעזר בהם. העזרה הדרושה יכולה להיות בנושא פרסום דבר הקמת הסניף במקומונים, בקבלת המלצות על עזרים קיימים באזור, בהעמדת מקום להפעלת החוגים לרשותנו, בהעמדת מדריכים לחוגים לרשותנו, בהעברת מתנדבים לעזרתנו, ובהעמדת תקציב – כמחוייב ע"י החוק מדי שנה לרשות העמותה. באופן כללי, יצירת קשר עם הרשות המקומית הינה אחת היסודות לבניית פעילות הסניף במקום.

 דרך נוספת לגיוס מתנדבים הינה ממשפחות החברים הרשומים בעמותה והמתגוררים באיזור.

 הפרסום בדבר הקמת הסניף יכלול גם מרכזים רפואיים באיזור,בתי אבות,רופאים.

העמותה תגבה כל פעילות פרסום בהכנת מאמרים, העברת פליירים של העמותה ובמתן ייעוץ צמוד לראש צוות ההקמה.

 ב. הליך גיוס חברים חדשים באזור

 במקביל לפעילות להתארגנות הסניף, יתחיל גם הליך גיוס חברים חדשים באזור. הפרסומים שצוינו לעיל על דבר הקמת הסניף, יצירת הקשר עם מרכזי הרפואה באזור, יצירת קשר עם מנהלי בתי אבות באזור, חלוקת הפליירים של העמותה, והפתיחה החגיגית של הסניף, כל אלה ישמשו למינוף גיוס החברים ולמתן שירותי תמיכה למרבית חולי הפרקינסון בסביבה. מטרתנו הינה לשרת את כל המתמודדים עם המחלה באזור.

גם חלוקת הרבעון של העמותה ה"פרקינתון" ופרסום כתובת אתר העמותה ברבים, ייעשו נפשות בנושא זה.

 ג.יצירת קשר עם מוסדות באזור

הקשר הראשון נוצר בעקיפין ע"י פרסום בכל האמצעים החינמיים, כפי שפורטו לעיל. ראש צוות ההקמה שיצר קשר עם הרשות המקומית (ראו לעיל) יקבל גם דרכה את שמות מנהלי בתי האבות הפועלים באיזור. הוא יצור עמם קשר אישי ע"י ביקור בכל אחד מהמוסדות הנ"ל, וזאת במטרה להעיזר במתקנים ובמדריכים הקיימים במקום לטובת פעילות הסניף. קיים לרוב עניין משותף, עליו מבוססת ההנחה שבתי האבות יעזרו לנו בפעילותנו, מאחר והכרת המתקנים ע"י חברים המצויים בגיל המתאים לכך מהווה פעילות קידום להכרת המקום ללקוחות פוטנציאליים.

מובן שניהול קשר עם בתי אבות חייב להתנהל לפי כל כללי האתיקה המחייבים אותנו ולפי הנחיות  שימסרו ע"י הנהלת העמותה.

 סוג נוסף של מוסדות איתם ראוי ליצור קשר, או לפחות להכיר את רמת השירות שניתן לקבל מהם לפעילות הסניף, הם המתנ"סים הפועלים באיזור. לעת צורך, ניתן לבסס מיקום פעילות מפגשים או  הפעלת חוגים, על האולמות המצויים במתנ"סים. גם מועדוני נכים – אם  קיימים באיזור – יכולים להיות לנו לעזר בתפעול הסניף.

התיעצות עם פיזיותרפיסטים במקום יכולה גם היא לשרת מטרות ממוקדות לאיתור מקום לפעילות חוג העמותה, הכול לפי הצורך.

 ד. הסדרת מקום לפעילות ולגיוס מדריכים הדרושים לשם כך

בסעיפים הקודמים מכוסה נושא איתור המקום להפעלת פעילויות. ההעדפה בבחירת המקום תיעשה משיקולים תפקודיים (התאמת המקום למטרה, כגון בשל גודל, גישה למקום, חנייה, מיזוג, תאורה, קיום מערכת הגברה אם דרושה וכדומה). כמו כן, הבחירה תתחשב גם בשיקולי עלות (בסופו של דבר עלות הפעלת החוג המתחלקת בין המשתתפים צריכה להיות נמוכה ככל הניתן). חשוב להבטיח שהמדריכים לחוגים מכוסים בביטוח (המכסה גרימת נזק לצד שלישי). במקרים שאין כל ברירה אחרת, ניתן באישור מיוחד לבצע את הכיסוי דרך העמותה (ראו הנהלים המפורטים בהמשך).

ניתן לגייס מדריכי חוגים בעזרת הרשות המקומית, בתי האבות והמרכזים הרפואיים באיזור. על דרכים נוספות ניתן להתייעץ עם ראש הסניף החונך.

 ה. רישום החברים לפעילויות השונות

כבסיס לרישום החברים לפעילויות ולחוגים, וכבסיס לקבלת אישור ההנהלה להפעלת הפעילויות הנ"ל, על ראש הסניף לעיין ולהכיר נוהל זה ואת יתר  הנהלים הקיימים של העמותה: נוהל העמותה מס' 1 הדן בתקצוב הסניפים, נוהל העמותה מס' 2 הדן בסבסוד העמותה לחוגי תמיכה ופעילויות, וכן נוהל העמותה מס' 4 למתן הנחות לחברים בכנסים וסמינרים.

הפעלת קבוצת תמיכה או חוג כלשהו מחייבת קבלת אישור מהנהלת העמותה, טרם מתן התחייבויות הכספיות בשטח, ובוודאי לפני התחלת הפעילויות. כמו-כן, גזבר העמותה או נציג אחר של הנהלת סניף העמותה חייב לעבור השתלמות בהפעלה של תוכנת ניהול העמותה, ובמחשב העומד לרשותו חייבת להיות מותקנת התוכנה המחברת אותו למאגר הנתונים והאישורים של העמותה, שבלעדיו לא ניתן להפעיל כל פעילות מאורגנת. בנהלים אלה מפורטים הליכי אישור הוצאות הסניף ופרטים על הניהול הכספי של הסניף. נהלים אלה מהווים חלק בלתי נפרד מנוהל זה.

 ו.תכנון לוח זמנים לפעילות השותפת

תכנון הפעילות החודשית, וממנה השנתית, תיכלול:
– חוגי התמיכה
– פעילויות פיזית מודרכת של חוגים שונים
– הרצאת אורח חודשית
– מפגשי חברים שונים

לוח הזמנים ייבנה ע"י ראש הסניף ויועבר בעדכון חודשי לפרסום באתר העמותה, באופן המיידע את כל חברי העמותה. בנוסף, יועברו הודעות (מייל לרוב) לחברים בסניף על הפעילויות.

 ז. קשר עם הנהלת העמותה

 הקשר יתבצע במספר מישורים,עם הנהלת העמותה ועם יתר הסניפים:
– מערכת המחשוב כוללת את כל פרטי הקשר של כל ממלאי התפקידים בעמותה ושל כל הפעילים ביתר סניפי העמותה
– כל נושא כספי יתואם מראש ע"י גזבר הסניף עם גזבר העמותה, שגם יפרט לשם הכנסתו הנוחה לעבודה, את ההליכים הפורמאליים לאישור הוצאות או חוגים המפורטים גם בנהלי העמותה.
– צוות מקים הסניף יוכנס לכל נושאי התפעול השוטף על-ידי מנהל תפעול העמותה. הוא גם יפרט לצוות את פרטי תרבות ניהול העמותה על כל היבטיה, כולל גם ההיבט ההיסטורי של מסורת העשייה בעמותה.

 ח. פרסום דבר הפתיחה החגיגית של הסניף

הליך ארגון הפתיחה החגיגית יתואם עם הנהלת העמותה. תוצא הזמנה עם תוכנית הארוע, ודבר הטקס יפורסם באתר העמותה, ב"פרקינתון", במקומונים המופצים באזור פעילות הסניף, ובאמצעי מדיה נוספים לפי החלטת המנכ"ל.

 ט. הפתיחה החגיגית

ארגון טקס הפתיחה החגיגית כולל הרכיבים העיקריים הבאים:
– ארגון מקום לאירוח הטקס והכיבוד והבטחת קיום במקום של מערכת הגברת קול, מסך וברקו, כמקובל באספות ובהרצאות.
– הזמנת מרצה אורח
– הכנת הזמנה
– ארגון מברכים, הכוללים ראש הסניף החדש, דובר של הרשות המקומית, מכובדים מהמקום לפי התייעצות מוקדמת עם מנהל התפעול, דברי ברכה של נציג הנהלת העמותה, תוכנית אומנותית (במידה ואפשרי), והרשמה לחוגים ופעילויות (אם ניתן) .
-שיחות ראש הסניף ונציג ההנהלה עם חברי הסניף, תשובות לשאלות, הכרות אישית.
-כיבוד

 י. המשך שילוב הסניף בפעילות העמותה

לאחר הפתיחה החגיגית ועם התחלת הפעלת הפעילות השוטפת בסניף, יתפנה ראש הסניף – בעזרת מנהל התפעול – להכרת תקנון העמותה, כולל הכרת מוסדות העמותה, וקיום המערכות התומכות בפעילותה (כגון יועצי העמותה בתחומים השונים: רפואיים, משפטיים, עבודה סוציאלית ועוד). כמו כן, ילמד על דרך לבחירת המוסדות המנהלות את פעילות העמותה.

בזמן המתאים, צוות המנהל הסניף יוצג בפני צוות מתנדבי העמותה השונים: מנהלי הסניפים והפעילים הנוספים בסניפים, הנהלת העמותה, יו"ר העמותה, וכל הפעילים הנוספים בעמותה.

דלג לתוכן
הגעת לתפריט הנגישות, לחץ ENTER על מנת לדלג על התפריט.