נוהל מס' 5 – תהליכי רישום נתונים במערכת הממוחשבת של העמותה

4/10/2012
נוהל זה מתפרסם בעקבות דיון שהתנהל במפגש התקופתי של פעילי הסניפים, ועקב בקשתם.

לאחרונה הסתיימו תהליכי הדרכה של פעילי הסניפים בהפעלת המערכת הממוחשבת החדשה,לפיה תתנהל העמותה.

בדיון הפעילים, הועלתה הבקשה לסכם את כל הליכי הרישום במערכת הממחושבת במסמך מחייב אחת.

נוהל זה ישמש את הפעילים בהטמעת המערכת הממוחשבת להפעלה, כחלק מפעילותה השוטפת של העמותה כולה.

א. רישום חברים חדשים 

  1. טפסי הצטרפות לעמותה יורדו מהאתר או מכל מקור אחר,ימולאו על ידי המועמד וישלחו בדואר לת.ד. העמותה או  בפקס. הטפסים יקלטו על-ידי עוזר הגזבר (בתאריך פרסום הנוהל: ליאורה מרקו). הטופס ישלח עם הצ'יק המוצמד אליו. עוזר הגזבר יעביר הטופס, אחרי בדיקת הציק, לידי האחראי למצבת החברים (בתאריך פרסום הנוהל: דני עולמי), אשר יפתח כרטיס לחבר החדש במערכת הממוחשבת (להלן "המערכת"). הרישום יכלול פרטי החבר לפי הטופס. שיוך החבר לסניף ירשם לפי איזור מגוריו, מלבד אם ביקש אחרת.                              האחראי על מצבת החברים יעביר מיד עם השלמת רישום החבר החדש במערכת הודעה על כך לגזבר העמותה (בתאריך פרסום הנוהל: גרשון קליימן). עוזר המחשוב של הגזבר ישלח לחבר החדש קבלה על התשלום ויצרף אליה את המכתב הסטנדרטי לחבר חדש. העוזר ישלח גם לראש הסניף העתק של המכתב. רישום חבר יעשה כנ"ל גם עם חיוב כרטיס אשראי לתשלום ע"י הגזבר.
    בהמשך, האחראי על מצבת החברים יכין  כרטיס חבר (לאחר קבלת תמונה מהחבר החדש) , אותו יעביר בדואר אל החבר הנקלט.
  2. טופס שיתקבל ללא צ'יק יועבר לאחראי על המצבת (בתאריך פרסום הנוהל: דני עולמי), שירשום את ממלא הטופס כמועמד (כלומר: חולה שעדיין איננו חבר). במידה וממלא הטופס הגיע ישירות לסניף, ראש הסניף רשאי לפתוח עבורו במערכת כרטיס, בדומה למפורט מקודם. ראש הסניף יבצע מעקב שוטף אחר המועמדים הרשומים בסניפו ויעודדם להירשם כחברים.

ב. עדכון כרטיסי חבר קיימים

  1. עדכון שישלח על ידי החבר לתיבת הדואר של העמותה, יועבר  לעוזרת המחשוב של הגזבר שתעביר הנתונים לאחראי על עדכון  מצבת. הוא יבצע העדכון בכרטסת המערכת. אם העדכון הועבר על ידי החבר לראש הסניף שלו, רשאי ראש הסניף לבצע העדכון ישירות בכרטיס החבר במערכת.
  2. בירור לגבי מען שגוי יתבצע על ידי עוזרת הגזבר שתעביר את ממצאיה לאחראי על המצבת לשם רישום מעודכן במערכת.

ג. רישום מתנדבים

  1. כל מתנדב בעמותה שמילא טופס רישום (ניתן להורידו מאתר העמותה) ירשם על ידי האחראי על המצבת במערכת תוך שיוך לקבוצת "חברים מתנדבים" או לקבוצת "מתנדבים חיצוניים". כל הטפסים יועברו לאחראי על המצבת.
  2. האחראי על המצבת יעביר את פרטי המתנדב לביטוח הלאומי. אחת לשנה, בחודש דצמבר, יעביר האחראי על המצבת את רשימת המתנדבים המרוכזת (של כל העמותה) לידי הביטוח הלאומי לשם חידוש הביטוח.

ד. רישום ועדכון פרטים של גופים חיצוניים הקשורים לעמותה והנכללים במערכת

  1. עדכון פרטיהם של החברים בוועדה הרפואית המייעצת, יועצי העמותה, חברי חוג הידידים ו/או כל גורם חיצוני אחר שיש לו ממשק עם העמותה, יתבצע פעם בשנה על-ידי מנהל התפעול של העמותה, ובאחריותו. (בהעדרו, באופן זמני, יתבצע העדכון למערכת על ידי עוזר המחשוב של גזבר העמותה).

ה. רישום נפטרים

  1. רישום נפטרים יתבצע על ידי האחראי על המצבת, בהסתמך על הודעה בכתב של משפחת הנפטר או הודעה בכתב של ראש הסניף.

ו. הפקת מדבקות

  1. מדבקות יופקו על ידי האחראי על המצבת באמצעות המערכת לפי קבוצות: חברי עמותה, מתנדבים חיצוניים, קבוצות חיצוניות לעמותה (כגון הוועדה המייעצת, חוג הידידים ויועצים). ראשי הסניפים יהיו רשאים להפיק מדבקות לחברי הסניף בלבד, באותה שיטה.
    הערה – נייר למדבקות 3 על 24, עם 8 מדבקות לדף.

ז. רישום משתתפים בחוגים

  1. כל ראש סניף יפתח תת-קבוצה לכל חוג אשר משתייכים אליו חברי סניפו. עם הגשת הבקשה לאישור החוג לגזבר, ובהתאם לנוהל אישור החוגים, ישלים ראש הסניף רישום שמות המשתתפים בחוג – כולל רישום ההשתתפות בחוג בכרטיסו של החבר.
דלג לתוכן
הגעת לתפריט הנגישות, לחץ ENTER על מנת לדלג על התפריט.