[vc_row][vc_column][vc_column_text]

נוהל מס' 6 – ניהול והפצת ה"פרקינתון"

17/09/2012

.דברי רקע

הפצת ה"פרקינתון "מיועדת לציבור מוגדר על ידי הנהלת העמותה, הכולל בעיקר את כל חברי העמותה,וחברי צוות רפואי רלוונטי הקשור בטיפול במתמודדים עם המחלה, וציבור אחר הקשור בה -לפי שיקול דעתה.התברר שבפועל נוצרו במהלך השנים בעיות בהפצה זו-כשחברים מזה שנים בעמותה התלוננו שלא קבלו מאז רישומם את החוברת,וחלקי ציבור אחר הכלול בין המיועדים לקבל את פרסום,לא מקבלים אותו מדי פעם.בכדי למנוע ככל הניתן תקלות אלה,מתפרסם נוהל זה.

  1. מטרת הנוהל

 מטרת הנוהל הינה להבטיח הפצת החוברת לכל המיועד על ידי ההנהלה כרשאי לקבלה, תוך עד חודש מתאריך סיום העריכה בעמותה והדפסה בבית הדפוס

  1. הגדרות

3.1. ה"פרקינתון"- העלון התקופתי של עמותת פרקינסון

3.2. עורך/כת – מי שמונה לכך על ידי העמותה (ביום פרסום נוהל זה עורכת ה"פרקינתון" היא חברה העמותה גב' נילי רעם.)

3.3.  גזבר העמותה- הממלא תפקיד זה במזכירות העמותה(ביום פרסום נוהל זה, מר גרשון קליימן)

3.4. בית הדפוס –בית הדפוס שנבחר על ידי העמותה להדפיס את ה"פרקינתון"(ביום פרסום נוהל זה – הוצאת "רותם" בבעלות והנהלת מר גדי רוזמרין)

3.5. מרכז לשליחת דברי הדואר – העסק המטפל בשליחת דברי הדואר המועדף על ידי ההוצאה, שאושר מבחינת עלות שירותיו גם על ידי גזבר העמותה.

3.6. האחראי על מסירת רשימת ההפצה – האחראי על מסירת רשימת ההפצה ל"פרקינתון" הינו מנהל מצבת החברים במערכת מחשוב העמותה (נכון ליום פרסום נוהל זה, מר דני עולמי, סגן יושב ראש העמותה)

3.7. עוזר ההפצה למקרים מיוחדים – נציג העמותה המיועד לטפל אישית בשליחת חוברות בודדות המיועדות לגורם שלא נכלל ברשימה ממוחשבת שהועברה כבסיס להפצת החוברת.(בתאריך פרסום הנוהל, מונה לתפקיד זה בעמותה החבר אורי טבצניק)

4.תוכן הנוהל.

4.1.משלוח הודעה על תאריך סיום העריכה עוד לפני ההדפסה.

עורך ה"פרקינתון" יעביר במייל הודעה על תאריך סיום עריכת ה"פרקינתון" לגזבר העמותה,למנהל ההוצאה,למנהל המרכז לשליחת דברי הדואר, לאחראי על מסירת רשימת ההפצה ולעוזר ההפצה למקרים מיוחדים.

ההודעה תשלח אליהם 3 (שלוש)שבועות לפני סיום תהליכי עריכת החוברת בעמותה.פעולות ההתארגנות להפצה ולהדפסה תתחלנה רק אחרי קבלת ההודעה מהעורך.

4.2. הגזבר יכין הסידורים לתשלום הוצאות ההדפסה וההפצה עם קבלת ההודעה מהעורך.

4.3. בית הדפוס יערך להתחלת ההדפסה ויתאם עם המשלח את הקשור בהפצת החוברת, על בסיס הנתונים הממוחשבים שיועברו עליו בתקשורת ממוחשבת על ידי האחראי על מסירת רשימת ההפצה.

4.4.האחראי על מסירת רשימת ההפצה יכין עם קבלת ההודעה מעורכת ה"פרקינתון"- רשימת ההפצה המעודכנת המבוססת על מצבת החברים המעודכנת ועל הוראות הקבע שסוכמו איתו להפצה לציבור שאינו כלול בין חברי העמותה (כאשר שולחים לכתובת מסוימת מספר חוברות, צריך להוציא ברשימה מספר מדבקות כנדרש). הוא גם ירכז כל פניה להרחבת רשימת ההפצה אם תוגש על ידי גורם כלשהו במערכת,ויעדכן  לפי שיקול דעתו את הרשימה מדי פעם. האחראי יעביר רשימת ההפצה למנהל בית הדפוס ולמשלח.

4.5.המשלח יתארגן עם קבלת הרשימה, לתהליך הדפסת הכתובות עם השמות על המעטפות (הפלאסטיק לא יהיה שקוף) בהן יהיה עטוף ה"פרקינתון". המשלח יבצע את משלוח החוברות ליעדם מיד עם קבלתן מבית הדפוס, ויודיע על השלמת הליכי השילוח לגזבר העמותה .

4.6.עוזר ההפצה יפעל אך ורק במקרים בהם נוספו שמות לרשימת התפוצה שלא נכללו ברשימה הממוחשבת שמסר האחראי על מסירת רשימת התפוצה לבית הדפוס.עוזר ההפצה יקבל לשם כך הודעה במייל מהאחראי על מסירת רשימת התפוצה,שיעדכנו על פרטי השמות עם הכתובות שיש להשלים באמצעותו,אם בכלל.

עם קבלת פרטים אלה,יתקשר העוזר למנהל המשלח בכדי לארגן העברת מספר מתאים של חוברות לרשותו לצורכי משלוח.

4.7. כל בעיה בביצוע הנחיות אלה,אם בכלל, תועבר למנהל תפעול העמותה לשם טיפול (בתאריף פרסום נוהל זה,מנהל תפעול העמותה הינו החבר אלי רוזן)[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

דלג לתוכן
הגעת לתפריט הנגישות, לחץ ENTER על מנת לדלג על התפריט.